¿Tiene un ROI una reunión? La fórmula para medir su rentabilidad.

En las empresas medimos el ROI de proyectos, campañas, tecnología e inversiones.

Pero existe una inversión que casi nunca medimos:

el tiempo dedicado a reunirnos.

Entonces, una pregunta incómoda:

¿Tiene ROI una reunión?

Debería.

Pero no todas lo tienen.

Empecemos por el coste

Una fórmula sencilla:

• Coste = participantes × duración × coste/hora

• 8 personas × 1 hora × 60 € = 480 €

Ahora necesitamos calcular el valor generado.

Una reunión puede:

• desbloquear un proyecto;
• evitar un error;
• generar ingresos;
• acelerar una decisión;
• reducir riesgos;
• alinear a un equipo.

Por eso podemos utilizar una aproximación:

• ROI = (valor generado − coste) / coste

Si una reunión cuesta 480 € y genera 1.500 € de valor:

• ROI = 212,5%

Pero si no genera ninguna decisión ni avance:

• ROI = -100%

El ciclo de la Reunionitis

Una reunión puede terminar sin decisión.

Y entonces aparece otra.

Atlassian encontró que el 77% de los trabajadores encuestados participa frecuentemente en reuniones que terminan con la decisión de organizar otra reunión. Atlassian — Meetings and productivity

El ciclo es sencillo:

• Reunión → no decisión → nueva reunión → nuevo coste.

Eso es Reunionitis.

Cambiar las preguntas

Antes:

¿Quién debe asistir?

Ahora:

¿Qué valor esperamos generar?

Antes:

¿Cuánto dura?

Ahora:

¿Cuál es la duración mínima necesaria?

Antes:

¿La hacemos todas las semanas?

Ahora:

¿Sigue siendo necesaria?

Antes:

¿Cómo ha ido la reunión?

Ahora:

¿Qué resultado hemos conseguido?

Medir para mejorar

Una gestión profesional de reuniones debería analizar:

• Coste.
• Frecuencia.
• Participantes.
• Duración.
• Objetivo.
• Decisiones.
• Resultados.
• ROI.

Porque lo que no medimos difícilmente podemos mejorarlo.

La próxima vez que convoques una reunión, hazte tres preguntas:

• ¿Cuánto va a costar?

• ¿Qué resultado esperamos obtener?

• ¿Merece la pena reunir a estas personas?

Si no puedes responderlas…

quizá no necesites una reunión.

Quizá necesites otra cosa.

Porque el objetivo no es tener menos reuniones.

Es conseguir que cada reunión merezca el tiempo que cuesta.

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